BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA (DEMONSTRATE AND INITIATIVE AND FLEXIBILITY)

EMPLOYABILITY SKILLS

BEKERJASAMA DENGAN RAKAN SEKERJA
DEMONSTRATE AND INITIATIVE AND FLEXIBILITY

PENERANGAN
1. MENJANA DAN MENILAI PENYELESAIAN-PENYELESAIAN ALTERNATIF
        Setelah masalah dikenal pasti dan ditakrifkan, proses ini bersambung dengan usaha‑usaha menjana dan menilai penyelesaian alternatif. Kesilapan yang biasa dalam langkah ini adalah memilih penyelesaian yang cepat dan alternatif yang kelihatan baik tetapi mempunyai kesan buruk disebaliknya.



2. PERSEKITARAN DALAM MENYELESAIKAN MASALAH
· Terdapat tiga keadaan yang berbeza‑beza dalam persekitaran semasa:

\o Ketentuan
o Risiko
o Ketidaktentuan

· sepertimana yang dinyatakan oleh Daft & Hiatt (1997). Pengurus akan membuat keputusan di dalam mana‑mana keadaan tetapi pengurusan atasan biasanya menghadapi masalah apablia keadaan tidak berstruktur, yang mengandungi risiko dan penuh ketidaktentuan.

3. KRITERIA UNTUK MENGANALISA ALTERNATIF
· Organisasi perlu mempunyai kaedah tertentu untuk menganalisa setiap alternatif dan bagaimana alternatif tersebut berupaya menyelesaikan masalah.

· Banyak pendekatan statistik dibangunkan dalam bidang sains pengurusan dan penyelidikan operasi untuk menganalisa setiap alternatif secara kuantitatif.

· Penilaian kualitatif adalah kaedah yang tidak boleh dikira kerana lebih kepada bentuk tindakan, contohnya sikap. Terdapat beberapa aspek yang boleh diambil kira dalam menilai setiap alternatif iaitu:
          o Faedah
          o Kos
          o masa
          o penerimaan
          o etika

4. MELAKSANAKAN PENYELESAIAN DAN MENILAI HASIL
o Cabaran terakhir dalam menghasilkan keputusan dan menyelesaikan masalah adalah melaksanakan penyelesaian yang dipilih dan menilai hasilnya.

o Antara faktor utama alternatif yang dipilih gagal adalah kerana kurangnya penglibatan pelbagai pihak untuk menyokong dan sama‑sama terlibat dalam tindakan yang dilaksanakan

o Ada pihak yang tidak mahu terlibat kerana merasakan 'ini bukan kerja mereka' ataupun mereka sudah terlibat dalam membuat keputusan dan mahu menumpukan kepada aspek lain pula.

o Selain itu, pengurus hendaklah bijak dalam mengekalkan motivasi pekerja agar mereka sentiasa bersemangat bekerja dan mencapai prestasi yang cemerlang.

o Semasa penilaian dilakukan, aspek positif dan negatif suatu set tindakan hendaklah dikaji. Jika penyelesaian asal tidak mencukupi, pengurus hendaklah berbalik kepada langkah awal dalam proses penyelesaian masalah iaitu menjana penyelesaian baru atau mengubahsuai penyelesaian semasa.

o Satu rancangan tindakan yang mengandungi objektif yang jelas, sasaran yang khusus dan mempunyai jangka masa tertentu akan memudahkan proses penilaian dan kawalan hasil kelak.

5. HALANGAN‑HALANGAN PEMBUATAN KEPUTUSAN
o Penggunaan kelima‑lima langkah dalam proses pembuatan keputusan adalah suatu yang baik dan kajian menunjukkan bahawa penggunaan proses membuat keputusan yang formal berupaya meningkatkan keputusan yang bakal dibuat

o Walaupun begitu membuat keputusan juga boleh membawa kepada masalah lain kerana masalah tidak ditakrifkan dengan jelas, matlamat tidak dikenalpasti, tidak banyak alternatif yang dijana, untuk dinilai dan penilaian yang tidak mencukupi

5.1 Kecenderungan Pemikiran (Bias Psychology)
· Pembuat keputusan, iaitu pengurus, sering tersasar daripada objektif sebenar apabila mereka mengumpul, menilai dan menggunakan maklumat‑maklumat yang diperolehi untuk membuat keputusan.

· Contohnya dalam kawalan ilusi, manusia percaya bahawa mereka boleh mempengaruhi peristiwa walaupun mereka tidak mempunyai sebarang kawalan atas apa yang akan berlaku.

· Kecenderungan pemikiran (bias psychology) juga terjadi apabila pengurus terpengaruh dengan cara persembahan sesuatu alternatif atau keputusan itu.


5.2 tekanan masa
· Memandangkan persekitaran organisasi masa kini yang cepat berubah, pengurus menghadapi tekanan untuk membuat keputusan dengan segera agar organisasi sentiasa berdaya saing di pasaran.

· Ada yang membuat keputusan segera dengan menggunakan analisa yang ringkas tetapi akan mengurangkan kualiti keputusan yang dibuat.

· Persoalan utama yang dihadapi adalah bagaimana hendak membuat keputusan dalam tekanan yang tinggi, pada masa yang tepat dan keputusan itu berkualiti tinggi.

· Contohnya ialah dengan memantau kerja dalam proses secara harian daripada menyemak beberapa petunjuk tradisional seperti maklumat perakaunan di komputer dalam masa tertentu sahaja.

· Pilihan kedua adalah dengan melibatkan seramai mungkin pekerja dengan cekap dan berkesan dalam membuat keputusan

· Pengurus hendaklah mempercayai dan meyakini kepakaran para pekerjanya, menerima pandangan mereka, menilai perbezaan pandangan yang wujud dengan bijaksana, mengurangkan konflik pendapat dan berusaha membuat keputusan dengan muafakat iaitu persetujuan semua kakitangan yang terlibat dalam pembuatan sesuatu keputusan.

5.3 realiti sosial
· Dalam industri yang mengalami persaingan sengit, keputusan biasanya dibuat oleh sekumpulan pekerja (pengurus dan pekerja) bukannya oleh pengurus sahaja.

· Namun keadaan ini agak berlainan dengan industri yang mengalami persaingan kurang sengit di mana faktor antara manusia menjejaskan keberkesanan keputusan yang bakal diambil.

· Ini kerana keputusan yang hendak diambil mestilah mengambilkira keutamaan dan reaksi pihak yang lain dalam organisasi.

· Oleh itu, keputusan terbaik dan paling berkesan tidak menjadi kenyataan dan dalam jangka panjang organisasi akan mengalami masalah kerana konflik‑konflik yang sentiasa berlaku apabila sesuatu keputusan penting hendak dibuat.

6. PERUBAHAN ORGANISASI
o Organisasi perlu berubah. Perubahan adalah cara hidup di dalam dunia kini. Kadar perubahan bertambah dengan pesat

o Perubahan yang akan berlaku dapat dijangkakan tetapi jenis perubahan tersebut sukar diramalkan, sama ada kita berjaya mengawalnya atau pun tidak.

o Oleh itu meramal dan bertindak ke atas perubahan adalah satu tugas besar dalam sesebuah organisasi.



6.1 kuasa perubahan
o Sesuatu perubahan lazimnya datang dari persekitaran. Sebagai contoh:-

     · Peraturan baru mungkin mengecilkan atau membesarkan kuasa organisasi.
     · Perubahan keadaan ekonomi dan politik semasa menyebabkan perubahan kepada sumber hasil.
     · Peraturan yang ketat di mana ianya akan memberi impak kepada organisasi.
     · Perubahan prosedur professional biasanya memerlukan rombakan dalam organisasi.
     · Perubahan mungkin berlaku kepada sikap masyarakat dan kehendak pelanggan.
     · Penilaian oleh empunya syarikat mungkin mempamerkan kelemahan organisasi.
     · Kehendak empunya syarikat bagi membaiki prestasi syarikat.
     · Teknologi.
     · Globalisasi.
     · Perubahan demografi.

6.2 perubahan system perspektif
Perubahan dan pembangunan organisasi akan berlaku pada pelbagai tahap. Kadangkala perubahan yang dilaksanakan adalah kecil manakala ada yang memerlukan pengstrukturan adalah besar.

Perubahan boleh dilaksanakan di sesuatu bahagian tertentu organisasi tanpa penglibatan semua bahagian. Sebarang perubahan di mana-mana bahagian organisasi akan memberi kesan kepada keseluruhan organisasi

6.3 penghalang perubahan
Perubahan adalah suatu proses panjang tertakluk kepada halangan pada setiap peringkat. Hanya segelintir organisasi yang berjaya melaksanakan perubahan besar, bagi organisasi yang tidak berjaya mereka akan kembali kepada paradigma lama.

Organisasi yang mula berubah ketika mengalami krisis berkemungkinan tidak akan berjaya memandangkan perubahan memerlukan masa yang panjang. Secara purata masa yang diperlukan adalah di antara 5 hingga 7 tahun. Sebahagian halangan yang mungkin menggangu proses perubahan adalah seperti berikut :


6.4 penghalang organisasi
Secara purata masa yang diperlukan adalah di antara 5 hingga 7 tahun. Sebahagian halangan yang mungkin menggangu proses perubahan adalah seperti berikut :

     o Paradigma Organisasi
     o Organisasi Statik
     o Kumpulan Statik
     o Pembahagian Kewangan
     o Pandangan Singkat
     o Komunikasi Lemah
     o Halangan Luar Jangkaan

6.5 punca halangan individu
o Tabiat
o Jaminan
o Faktor Ekonomi
o Gentar terhadap ketidakpastian
o Kurang kesedaran
o Faktor Sosial


6.6 mewujudkan kesediaan
o Kita mungkin tidak peka kepada keperluan perubahan atau peluang terhadap perubahan.

o Sebelum proses perubahan boleh berlaku, setiap organisasi perlu didedahkan kepada risiko perubahan.

o Paradigma yang lalu perlu dikikis perlahan-lahan dan kepercayaan serta jangkaan positif ke atas perubahan perlu dihebahkan kepada semua. Mereka perlu menerima perubahan supaya ianya menjadi kenyataan.

6.7 mewujudkan visi
· Ianya dianggap satu daripada tugas pemimpin yang besar. Berasaskan kepada nilai-nilai kemanusiaan dan kehendak mereka terhadap apa yang organisasi patut capai dan bagaimana ia dilihat, akan membawa kepada proses membentuk suatu visi.

· Mewujudkan visi adalah penting bagi tujuan komunikasi dalam organisasi. Berikut adalah di antara kenyataan visi:-

     o Misi
    o Nlaian hasil
    o Nilaian kondisi
    o Jangkaan matlamat







7. KESIMPULAN
Sebagai ketua dalam sesebuah unit atau jabatan, membuat keputusan memerlukan kemahiran khusus di mana setiap pengurus hendaklah bersedia membuat keputusan yang baik dan berkesan untuk organisasi. Masalah hendaklah dihadapi dengan berlapang dada dan berusaha menggunakan pemikiran saintifik dan intuitif yang dimiliki.

Semasa menjalani proses ini, pengurus hendaklah tahu jenis masalah yang wujud, kesilapan biasa dalam mentakrifkan masalah, peranan persekitaran dalam menyelesalikan masalah dan bagaimana, menganalisa alternatif. Memilih penyelesaian yang dikehendaki adalah suatu yang sukar tetapi mesti dilakukan di mana pengurus hendaklah memahami apa keputusan yang hendak dilakukan, bagaimana membuat keputusan yang berkesan dan siapa yang patut membuat keputusan sama ada individu atau kumpulan.

Oleh itu, beberapa pendekatan dapat digunakan untuk mengembangkan kemahiran membuat keputusan iaitu penggunaan kreativiti, sistem sokongan keputusan berkomputer dan pemikiran pelbagai dimensi. Pengurus yang cekap dan berkesan adalah mereka yang berani berhadapan dengan masalah dan menyelesaikannya, menggunakan kekuatan peribadinya apabila berhadapan dengan konflik ketika membuat keputusan dan sentiasa belajar bagaimana menajamkan kemahiran membuat keputusan.