MENGURUS AKTIVITI KERJA (ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES)

EMPLOYABILITY SKILLS

MENGURUS AKTIVITI KERJA

ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

      1. MEMAHAMI SKOP KERJA

Perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mengenalpasti tugasan yang akan dilakukan, kerja-kerja, dan tanggungjawab yang diberikan. Maklumat-maklumat ini akan digunakan ketika menentukan tahap pengetahuan, kemahiran, dan kebolehan yang diperlukan oleh seseorang individu dalam melaksanakan tugas yang memuaskan.

Tajuk kerja mestilah menunjukkan dengan jelas fungsi sesuatu tugasan yang akan dilaksanakan. Menunjukkan tahap tugasan itu bersesuaian dengan fungsinya.

Matlamat kerja perlu menerangkan tugasan secara menyeluruh dengan jelas. Selain itu, ia akan menunjukkan perbezaan yang jelas satu tugasan yang yang diberikan serta sumbangan yang diberikan dalam mencapai objektif organisasi dan fungsi murid dalam tugasan yang diberikan atau dalam sesebuah unit yang diwakili. 

    2.  MENGENAL PASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

            Anda perlu teliti dengan hasil kerja yang penting dan catatkan dengan terperinci. Selain itu, nyatakan dengan jelas apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai. Sekiranya mempunyai beberapa keutamaan dalam bidang yang sama (peribadi atau professional) pilih satu atau dua yang utama atau susun mengikut keutamaan.

Pecahkan setiap matlamat kepada aktiviti seperti:

•  Kenalpasti langkah yang diperlukan untuk mencapai matlamat-matlamat tersebut.
• Kenalpasti syarat-syarat dan sumber-sumber yang berkaitan yang diperlukan dalam setiap kerja.

            Hal ini akan membantu anda untuk menyusun kerja anda dengan jayanya. Mengenalpasti sumber yang diperlukan adalah sangat penting sekiranya kerjasama atau bantuan daripada pihak lain.

Produktiviti pekerja adalah ukuran pencapaian, kecekapan dan keberkesanan seorang pekerja dalam sesuatu pekerjaan. Tetapi, jika terdapat seorang pekerja yang sering tidak hadir ke tempat kerja akan menyebabkan ataupun memberi ksan secara langsung kepada fungsi sesebuah organisasi.

            Sikap kerja yang dinilai melalui rasa suka atau tidak suka terhadap benda, individu atau situasi. Penilaian ini menunjukkan perasaan seorang individu tentang sesuatu.konsep sikap yang boleh difahami melalui tiga komponen iaitu kognisi, afek dan tingkah laku.

        Komponen kognitif

            Komponen ini adalah sikap yang merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan dan maklumat yang ada pada seorang individu. Kognisi digambarkan melalui kepercayaan bahawa “diskriminasi merupakan satu kesalahan”.

         Komponen afektif

          Adalah sikap yang melibatkan emosi atau perasaan.

         Komponen tingkah laku

      Ialah merujuk kepada keinginan untuk melakukan dalam cara tertentu terhadap seseorang atau sesuatu.

     3. MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

          Setiap kerja yang dilakukan tidak sepatutnya berkembang dengan sendirinya. Ia perlu dirangka dengan teliti supaya menepati permintaan yang sentiasa berubah, serta teknologi, kemahiran dan kebolehan organisasi dan juga pilihan kerja.

3.1 peluasan kerja

•  Perancangan pekerja menjurus kepada menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus.
•  Kerja-kerja yang sangat focus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebih besar untuk memotivasikan pekerja.
• Salah satu usaha terawal untuk menyelesaikan masalah pengkhususan ialah dengan melibatkan peluasan kerja secara horizontal iaitu dengan menambah skop kerja.
• Kebanyakan usaha peluasan kerja mempunyai sedikit cabaran dan kurang bermakna ke atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh seorang pekerja.

3.2 pengayaan pekerjaan

•        mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melalui peluasan kerja secara vertical iaitu dengan menambah tangunggjawab untuk merancang dan mentaksir.
•          Pengayaan pekerjaan meningkat kefahaman dalam sesuatu kerja iaitu tahap kawalan seorang pekerja.
•          Membenarkan pekerja melakukan mengikut acuannya sendiri dengan penuh tangunggjawab.
•          Pengayaan pekerjaan boleh meningkatkan kualiti output kerja serta motivasi dan kepuasan pekerja.

        3.3 model ciri-ciri kerja.

                   Model ciri-ciri kerja menawarkan rangka kerja yang dimaksudkan. Melalui rangka kerja, beberapa perkara dikenalpasti iaitu 5 ciri-ciri asas kerja, hubungan dan impak ke atas produktiviti, motivasi and kepuasan pekerja

           Berdasarkan JCM, setiap kerja boleh digambarkan melalui 5 dimensi utama seperti yang tersenarai di bawah:

   a)      Kepelbagaian kemahiran

•       Kepelbagaian kemahiran ialah tahap di mana suatu kerja yang memerlukan pelbagai aktiviti agar seorang pekerja dapat menggunakan kemahiran dan kebolehan yang berbeza.

    b)      Pegenalan tugasan

•      Pengenalan tugasan merujuk kepada satu hasil kerja yang lengkap dan boleh dikenalpasti

   c)      Signifikan tugasan

•       Signifikan tugasan merujuk kepada suatu kerja yang memberikan impak yang besar dalam kehidupan dan kerja individu lain.

    d)     Autonomi

•       Autonomi merujuk kepada kerja yang memberikan seorang individu kebebasan sepenuhnya dan mampu membuat keputusan ssendiri dalam mengatur jadual kerja dan menentukan prosedur yang akan digunakan untuk menyiapkan sesuatu kerja.

    e)      Maklum balas

•       Satu tahap di mana pekerja mendapat maklum balas tentang prestasi kerja mereka berdasarkan hasil kerja yang dilakukan.

  

     4.  MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA

       Kenalpasti apa yang hendak dilakukan

·         Perkara utama dalam memastikan hasil kerja yang hebat ialah dengan mengetahui apa yang perlu ditumpukan.

·         Terdapat tiga perkara untuk menumpukan kerja iaitu menjelaskan minat anda, memahami kekuatan dan kelemahan anda serta menegenalpasti kerja anda dan apa yang diperlukan untuk mendapatkan hasil kerja yang hebat.

        4.1 melakukan apa yang anda minat

•             Penting untuk menyukai pekerjaan kerana ia akan memberi impak ke atas kehidupan anda.
•             Mengetahui dengan jelas apa yang anda suka dan tidak suka anda mampu melaksanakan tugas dengan lebih berkesan.
•            Hamper setiap kerja pasti ada elemen-elemen yang rumit dan yang tidak menarik.
•            Anda perlu menetapkan masa yang minimum untuk melakukan tugas yang rumit.

      4.2  Tumpukan kepada kekutan diri

·         Penting untuk anda mengetahui kekuatan dan kelemahan diri.

·         Salah satu cara adalah dengan menjalankan analisa SWOT (Strengt/Weakness/Opportunities/Threat)

·         Anda digalakkan untuk mendapatkan kerja yang sesuai dengan kekuatan diri dan kebolehan yang anda ada dan tidak menonjolkan kelemahan diri sendiri.

      4.3  memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan anda

§  cara terbaik untuk memastikan yang anda di landasan yang betul dengan mempunyai kesefahaman dengan majikan.

§  Tanyakan diri anda soalan-soalan berikut:

     1.      Apakah halatuju pekerjaan tersebut?

     2.      Apakah ukuran sebuah kejayaan?

     3.      Apakah pencapaian yang luar biasa?

     4.      Apakah keutamaan dan had waktu?

   

  §  Sekiranya mempunyai jawapan untuk persoalan tersebut anda akan tahu bagaimana melakukan kerja anda.

  

  §  Terdapat tiga cara dalam menentukan keutamaan kerja anda ialah:

   1)      Tumpukan kepada apa yang anda suka

   2)      Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahan anda.

   3)      Ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepada majikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yang dianggap penting oleh majikan anda

         5. TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

•          Pengurusan masa bukan sahaja bermaksud menguruskan masa kita ia adalah juga mengenai pengurusan diri sendiri.
• 
  
•     Ia juga berkaitan dengan kawalan situasi kendiri dan penggunaan masa.
• 
  
•      Kita perlu mencuba kaedah yang lain untuk idea-idea yang boleh anda mencari cara yang lebih baik

    = Setiap perkara yang kita lakukan memerlukan masa.

     = Sesetengah aktiviti dipengaruhi oleh elemen luaran seperti kewajipan terhadap keluarga dan tugas di tempat kerja.

     = Ada aktiviti yang dipengaruhi oleh elemen dalaman seperti berbual di telefon.

•         Pengurusan masa yang terbaik:

        Ø  Tetapkan matlamat yang realistic yang boleh dicapai 

        Ø  Wujudkan keutamaan

        Ø  Bertanggungjawab penuh ke atas penggunaan dan penyalahgunaan masa

     (a) elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil

   Ø  Percubaan untuk berkerja 40jam seminggu dan mengambil beban akademik sepenuhnya (12jam) merupakan sesuatu yang mustahil

   Ø  Mengkaji semula kewajipan dan tanggungjawab luaran anda

      (b) tentukan keutamaan anda

   Ø  Semua pengurusan masa yang Berjaya bermula dengan perancangan.

   Ø  Gunakan calendar mingguan dan senarai “to do” harian.

      (c) adakah anda diselubungi oleh krisis semasa atau tarikh akhir

   Ø  Krisis dalam pengurusan atau kekurangan dalam pengurusan yang menyebabkan anda tiada masa untuk melakukan perkara penting pada setiap hari.

   Ø  Adakah anda dilanda oleh kekurangan konsentrasi dan focus.

     (d) kekalutan boleh diimbangi dengan mewujudkan senarai “to do” harian

   Ø  Gangguan emosi yang boleh menganggu kejayaan akademik adalah seperti kebosanan, berkhayal, tekanan dan lain-lain.

      (e) tekanan yang boleh mendatangkan penyakit

   Ø  Pastikan kesihatan sentiasa terjaga. Anda boleh merancang masa untuk bersenam kerana ia akan menjamin kesihatan anda untuk jangka masa panjang

      (f) senaman merupakan salah satu cara yang terbaikk untuk mengurangkan tekanan

     (g) adakah and bertanggungjawab dalam pengurusan masa

     6. TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN.

      6.1 bertanggungjawab

•     Tanggungjawab yang digalas oleh seorang pekerja ialah

   o   Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan

   o   Mengetahui hadnya

   o   Mengetahui objektif dan matlamat organisasi

   o   Menghormati dan mematuhi ketua

   o   Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan

   o   Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi

       6.2 akauntabiliti

v  Melengkapkan kerja dengan tepat, difahami dan tersusun
v  Mengaku apabila melakukan kesilapan
v  Membetulkan kesilapan
v  Terima cadangan daripada penyelia untuk meningkatkan cara bekerja
v  Menyelesaikan masalah atau mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan masalah
v  Mendapatkan maklumat tambahan apabila diperlukan
v  Membuat penilaian ke atas kualiti kerja yang telah dilaksanakan