MENGURUS MAKLUMAT (ANALYSE INFORMATION & WRITE MEMOS AND LETTERS)

EMPLOYABILITY SKILLS

MENGURUS MAKLUMAT
ANALYSE INFORMATION & WRITE MEMOS AND LETTERS

 1. PENGENALAN

     Penganalisisan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian dan pembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkan maklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut.

    Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikan maklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat, mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen, mengesahkan alamat, dan memberikan maklumat pesanan.

Apabila digunakan dengan baik, penggunaan memo, surat dan laporan boleh berkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat, dan kuat.

2. CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

• Terdapat tiga (3) ciri-ciri analisis maklumat:
  i) Mengumpul dan menyusun maklumat
  
  ii) Menyelidik dan menganalisa maklumat
  
  iii) Membentangkan maklumat

2.1. Mengumpul dan menyusun maklumat

• Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi. 

• Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses dan ditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telah ditetapkan. 

• Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien berdasarkan kehendak organisasi. 

• Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun dan memantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi. 

• Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkan kehendak organisasi.

2.2. Menyelidik dan menganalisa maklumat

• Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendak organisasi. 

• Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan. 

• Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian dan menggunakan sumber yang ada dengan efisien. 

• Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuan kajian. 

• Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsisten dengan objektif kajian. 

• Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaian objektif perniagaan.

2.3. Membentangkan maklumat

• Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gaya dan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai. 

• Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendak organisasi. 

• Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi 

• Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatan yang diperolehi mengikut kehendak organisasi.

   3. JENIS-JENIS MAKLUMAT

•       sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapat sentuhan bijaksana. Dalam banyak organisasi, terdapat pelbagai bentuk maklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atau ribuan pekerja, pelanggan, dan pemegang saham.

       Memorandum
              Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakan secara meluas sebagai komunikasi dalaman di sesebuah pejabat. Ia boleh ditulis oleh:

1. Seorang individu kepada individu yang lain

2. Satu jabatan ke jabatan yang lain

3. Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalam sesebuah organisasi

• Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Namun, berikut disenaraikan beberapa bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:

(a) Kepala memo

(b) Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

(c) Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

(d) Baris ’Tarikh’

(e) Baris ’Perkara’

(f) Baris bahagian ’Isi’

(g) Tandatangan

4.  SURAT MENYURAT 

         Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untuk maklumat mengenai produk. Jenis surat ini adalah antara yang paling mudah untuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk memberitahu penerima tentang barangan dan perkhidmatan.

4.1. Bahagian Utama Surat

 (a) Kepala surat

• Nama organisasi
• Alamat penuh organisasi
• Nombor untuk dihubungi

(b) Alamat pengirim

(c) Rujukan

(d) Tarikh:

(e) Alamat penerima:

(f) Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

(g) Salutasi

(h) Baris ‘Perkara’

(i) Tandatangan, Nama dan Jawatan

(j) Lampiran

(k) Notasi ‘Carbon Copy’

4.2. Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik

        Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan. Penulisan surat yang terancang, jelas dan tepat sangat penting.

        Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:

(a) Menulis dengan tepat dan betul

(b) Menulis secara ringkas dan tepat

(c) Menulis dengan jelas

(d) Menulis dengan sopan

(e) Menulis secara konsisten

5. LAPORAN 

    Kebiasaannya, laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkan laporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masa adalah amat berharga Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikit sebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepada keperluan mereka.

terdapat beberapa langkah untuk membuat laporan tersebut:

1. Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?
2. Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan
3. Bilakah Laporan Disediakan?
4. Ke manakah Laporan Dihantar?
5. Kenapa Laporan Disediakan?
6. Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?
7. Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?